Rechnungen schreiben mit einer Buchhaltungssoftware

Nur ordnungsgemäße Rechnungen können abgesetzt werdenEine ordnungsgemäße Rechnung ist das Aushängeschild eines jeden Unternehmens. Doch was ist bei der Rechnungserstellung zu beachten? Einige Buchhaltungsprogramme bieten eine automatisierte Rechnungserstellung an. So auch die Buchhaltungssoftware von Fibunet.de. Die Vorteile dazu liegen auf der Hand:

Da alle Kunden bereits als Kreditoren in der Buchhaltungssoftware erfasst sind, wird die Rechnung innerhalb von wenigen Sekunden mit wenigen Klicks erstellt. Aber auch Mahnungen, Gutschriften und Stornos sind schnell erstellbar. Dabei kann das Layout der Rechnungen frei gewählt werden. Der Kunde alleine entscheidet, ob hierfür sein individuelles Briefpapier verwendet oder sein Logo aus dem Programm heraus angedruckt wird.

Die Pflichtbestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung

Der Gesetzgeber hat im § 14 UStG festgelegt, welche Pflichtbestandteile im Sinne des Umsatzsteuergesetztes eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss.

Laut § 14 Abs. 4 UStG muss eine ordnungsgemäße Rechnung die folgenden Angaben enthalten, will der Rechnungsempfänger die Vorsteuer abziehen:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des ausstellenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • einmalige fortlaufende Rechnungsnummer mit mindestens einer Zahlenreihe
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Beschreibung der sonstigen Leistung
  • Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitpunkt
  • berechnetes Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
  • im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto
  • Ausweisung des Steuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags
  • Zusatz auf Aufbewahrungspflichten auf Handwerkerrechnungen lt. § 14 b Abs.1 Satz 5 UStG

Bei einer Vorauszahlungs- oder Anzahlungsrechnung ist der Zeitpunkt der Entgeltvereinnahmung auszuweisen, sofern dieser bei Rechnungserstellung bekannt ist und wenn dieser Zeitpunkt von dem Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht.

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG, welche keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen, müssen in ihrer Rechnung auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Nur wenn alle oben aufgeführte Punkte erfüllt sind, gilt die erstellte Rechnung als ordnungsgemäß und der Leistungsempfänger ist zum Vorsteuerabzug berechtigt.

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